Prozessoptimierung für die Postbank-Akademie

Als zentraler Bildungsdienstleister verantwortet die Postbank Akademie und Service GmbH sowohl die konzeptionelle Erstellung als auch die Durchführung von Personalentwicklungsmaßnahmen der Postbank Gruppe ganzheitlich. Bedingt durch starkes Wachstum in den vergangenen Jahren sind die Prozesse an den insgesamt sechs deutschen Standorten heute daher unübersichtlich und nicht mehr identisch. Dementsprechend bestand das Ziel des Projektes in der Analyse, Optimierung sowie Visualisierung und Vereinheitlichung der bestehenden Prozesse.

Die anfängliche Aufnahme der IST-Situation ermöglichte dem Projektteam einen vollumfänglichen Überblick über die Aufgaben der Postbank Akademie. Dazu wurden sowohl existierende Unterlagen gesichtet, als auch Gespräche mit verantwortlichen Mitarbeitern geführt. Im Mittelpunkt standen die konkrete Beobachtung und Dokumentation aller relevanten Prozesse der sechs Standorte. Mitarbeitergespräche und Workshops, in denen bereits erste Ergebnisse und Optimierungspotentiale präsentiert und zugleich weitere Anforderungen in Hinblick auf eine erfolgreiche Implementierung aufgenommen wurden, stellten den Abschluss der ersten Projektphase dar. Eine stetige Kommunikation zwischen Projektteam und der Postbank Akademie gewährleistete dabei – während des gesamten Projektes – ein einheitliches Projektverständnis.

Im Anschluss erfolgte eine schrittweise Analyse der dokumentierten Prozesse im Hinblick auf Optimierungspotentiale. Dazu wurden zunächst Unterschiede der IST-Prozesse aufgedeckt und verschiedene Anforderungen an die Prozessschritte herausgestellt. Nach der genauen Analyse der identifizierten Auffälligkeiten wurden schließlich optimierte und effiziente Prozesse entwickelt sowie skizziert. Auch hier konnte durch eine sinnvolle Darstellung ein einheitliches Verständnis einer sinnvollen Prozessdarstellung geschaffen werden, wobei besondere dem Detaillierungsgrad, der Anordnung und dem Design besondere Aufmerksamkeit galt. Gemeinsam mit einer Handlungsempfehlung konnten die Ergebnisse der Postbank Akademie präsentiert und übergeben werden. Um eine nachhaltige Verwendung und nachträgliche Anpassung der Prozesse zu ermöglichen, wurden diese in der BPMN-Prozesssprache modelliert und in einem Handbuch zusammengefasst. Eine Einführung in die Prozessdarstellung für die Mitarbeiter stellte den Abschluss des Projektes dar.

Nach erfolgreicher Einführung der optimierten Prozesse, wünschen wir der Postbank viel Erfolg bei weiterem und koordiniertem Wachstum. Weiterhin freuen wir uns auf eine gute und erfolgreiche Zusammenarbeit.